Dziennikarka DZ została sekretarką wojewody Zygmunta Łukaszczyka [ZDJĘCIA]

Moja pierwsza sekretarka po trzech czy czterech dniach poprosiła z płaczem o zwolnienie - wyznaje wojewoda śląski, Zygmunt Łukaszczyk.

- Było to po roku 1990, kiedy zostałem prezydentem Żor. Nowe czasy, nowe wyzwania, nowe podejście do obowiązków. Postanowiliśmy sekretarkę wyłonić drogą konkursu. Zwyciężczyni nie wytrzymała jednak tempa pracy i ogromu obowiązków. Zdecydowanie nie był to już czas, kiedy sekretarka mogła być panią od parzenia kawy czy herbaty i robienia wrażenia wyglądem - wyjaśnia Zygmunt Łukaszczyk.

25 stycznia swoje święto obchodzić będą sekretarki i asystentki. Postanowiłam sprawdzić, jak dziś wygląda ich praca, na kilka godzin zamieniając się w jedną z sekretarek wojewody śląskiego. I wiecie, co odkryłam? Że sekretariat wojewody jest jak pierwsza linia frontu. To miejsce, przez które przechodzą wszyscy najważniejsi goście. Cały czas trzeba być niemal na baczność. Sto procent czujności. Żeby nie popełnić gafy, czegoś nie zawalić, czymś się nie skompromitować. Sekretarka to - można by powiedzieć - swego rodzaju zegarek wojewody, jego kalendarz, usta…

Musi przypominać o godzinach spotkań, przepraszać i przesuwać czas spotkania, na które wojewoda może nie zdążyć, przekazywać polecenia wojewody do właściwych osób. - Parzenie kawy stanowi wręcz znikomy procent w pracy sekretarki - mówią niezależnie od siebie zarówno sam wojewoda, jak i jego dwie sekretarki, Celina Celesta i Elżbieta Ziobroń-Wontor. Mój debiut w sekretariacie wojewody śląskiego przypadł w wyjątkowo spokojny dzień. Niewiele telefonów, niewiele gości. Ferie zimowe. Po czternastej wojewoda wychodzi. Spieszy się na spotkanie. Na odchodnym przypomina, że następnego dnia pierwszy gość przychodzi o 8.30.

Dzień dobry, biuro wojewody. Sekretariat. Pan wojewoda prosi o rozmowę z ministrem. Czy byłoby to możliwe? Pada odpowiedź w słuchawce.

- To będziemy czekać - mówi sekretarka i odkłada telefon.

Urząd Wojewódzki w Katowicach zaczyna pracę o 7.30, ale sekretarki są już na miejscu po siódmej. Trzeba włączyć światła, sprawdzić pocztę, wydrukować kalendarz, czyli plan dnia dla wojewody, przygotować prasę… Wszystko musi być gotowe do ósmej, kiedy przychodzi wojewoda.

Dopóki jest na miejscu, dopóty do obowiązków sekretarki należy tzw. obsługa wojewody. Czyli spełnianie wszelkich poleceń, organizacja spotkań oraz przyjmowanie gości. Żeby nie było żadnych wpadek, sekretarki przechodzą odpowiednie szkolenia z… protokołu dyplomatycznego, gdzie zdobywają wiedzę m.in. o tym, jak podawać kawę, jak gości posadzić przy stole, jak witać…

Sekretarki wojewody żaden gość nie zastanie siedzącej. Jej obowiązkiem jest wstać, kiedy ktoś wchodzi. Gościa przyjmuje się na stojąco i na stojąco się z nim rozmawia. I - ciekawostka - sekretarka wojewody stara się gościa poznać, zanim on jeszcze przyjdzie. W ruch idzie internet, gdzie szuka się jego zdjęć i podstawowych informacji o nim. Żeby można było wiedzieć, że to on, jak tylko otworzy drzwi.

Sekretarki wojewody nie ukrywają, że praca jest dość stresująca i wymaga pełnej dyspozycyjności. Nie ma mowy o tym, by sekretariat był pusty, kiedy wojewoda jest w urzędzie. - Jeśli pracuje do osiemnastej, my też. Jeśli musi przyjść do pracy w sobotę, my też - wyjaśniają Celina Celesta i Elżbieta Ziobroń-Wontor.

- Sekretarka musi być dziś swego rodzaju omnibusem - mówi wprost wojewoda Zygmunt Łukaszczyk. - Musi doskonale znać struktury urzędu, w którym pracuje, znać ludzi zajmujących kierownicze stanowiska. Musi być komunikatywna. Musi potrafić sobie poradzić z różnymi rozmówcami, a ludzie, którzy dzwonią do urzędu, często wcale nie są mili. Wręcz przeciwnie, są wybuchowi, impulsywni i od razu domagają się spotkania z wojewodą. Obowiązkiem sekretarki jest grzeczne rozeznanie sprawy, z jaką taka czy inna osoba dzwoni i pokierowanie jej pod właściwy adres, czyli do urzędnika, który takimi sprawami się zajmuje.

Sekretarki nie ukrywają, że rozmową trzeba tak kierować, by każdy czuł się usatysfakcjonowany, nawet jeśli nie do końca jest się w stanie mu pomóc. - Na pewno nikogo nie można zbyć - zapewniają sekretarki.

Krótko mówiąc, sekretarka to prawie chodzący podręcznik savoir-vivre'u. Musi wiedzieć, co i jak powiedzieć, a jeszcze bardziej - czego nie powiedzieć, jak się zachować, jak ubrać….

- Strój wcale nie musi być z najwyższej półki. Ważne, by był czysty, schludny, stonowany - mówi wojewoda. - Do tego wszystkiego ważny jest też uśmiech. Sekretarka musi tworzyć miłą atmosferę.

Sekretarki wojewody pracują na tym stanowisku od piętnastu lat. Kiedy siedem lat temu Zygmunt Łukaszczyk został wojewodą, nie wprowadził zmian personalnych w sekretariacie. Zaprowadził jednak nowe porządki.

- Powiem, że obyczaje były tu nieco luźniejsze - przyznaje.
- Wprowadził pan większą dyscyplinę? - pytam.

- Zasadę samodyscypliny - odpowiada wojewoda. - Z niewolnika nie ma pracownika. Każdy musi znać swoje obowiązki i je skrupulatnie wypełniać. Musi jednocześnie czuć satysfakcję z wykonywanej pracy. Żeby mógł codziennie wracać tu z przyjemnością.

Zasady wojewody Łukaszczyka są jasne: musi być ład i porządek. Nie znosi bałaganu, brudu, kurzu. - Nawet źle ułożony chodnik od razu mi się rzuca w oczy. Zaraz mówię to sekretarce, a jej obowiązkiem jest zwrócić na to uwagę komu trzeba - wyznaje wojewoda.

Podczas naszej rozmowy sekretarka cichutko otwiera drzwi i przypomina wojewodzie o spotkaniu zaplanowanym na 14.30. Dla rozmówcy wojewody jest to sygnał, że czas kończyć. Tym samym wojewoda jest zwolniony z patrzenia na zegarek i dyskomfortu oznajmiania rozmówcy, że czas dla niego już się kończy.

Wojewoda przyjmuje jeszcze jednego z pracowników i wychodzi. - Widzimy się jutro - mówi do sekretarek. - O 8.30 przychodzi prezes U.

W sekretariacie robi się spokojniej. Pozostaje czekanie na telefon z ministerstwa. Jak tylko minister będzie mógł rozmawiać, trzeba będzie połączyć z wojewodą.

Trafiłam na wyjątkowo spokojny dzień w sekretariacie. Tak bywa w okresie urlopowym. A to przecież ferie. Wszystko toczy się wedle ustalonego planu. Nie ma niespodzianek. Dzień jak co dzień. Korespondencja, telefony, przygotowywanie materiałów na następny dzień…

Ustalony porządek burzą wypadki, katastrofy, żywioły… Wtedy dla sekretarek zaczyna się odwoływanie umówionych spotkań, przekładanie wizyt.

Bez solidnego przygotowania nikt dziś nie jest w stanie dobrze poprowadzić sekretariatu. Ciągle chyba jeszcze słaba wiedza na temat roli sekretarki w dzisiejszym urzędzie czy innej firmie skutkuje brakiem zainteresowania szkołami kształcącymi w tym kierunku. Jedna z nich znajduje się w Śląskiej Szkole Nauk Użytecznych w Tychach. - Sekretarka to dziś skrzyżowanie technika administracyjnego z technikiem prac biurowych - mówi dyrektor Roman Drozd. - Jako technik administracyjny powinna orientować się w zasadach organizowania przedsiębiorstwa, postępowania administracyjnego, w prawie pracy, elementach prawa finansowego. Jako technik prac biurowych musi znać zasady obiegu dokumentacji, programy komputerowe potrzebne do obsługi biura.

Absolwentka takiej szkoły powinna potrafić nie tylko wzorowo sekretariat poprowadzić, ale również od podstaw go urządzić w oparciu m.in. o wiedzę z psychologii biznesu.

- Nasz absolwent musi wiedzieć, na czym polega sprawnie działające biuro i jak sprawić, by było funkcjonalne i ergonomiczne - mówi dyrektor Drozd.

Na tego rodzaju umiejętności nakłada się oczywiście wygląd. Jakkolwiek dziś już każdy wie, że prezencja Miss Polonii nie wystarczy, to jednak sekretarka musi mieć pojęcie o elegancji, dyskretnym makijażu, ale także podstawowych zasadach savoir-vivre'u, o czym już słyszeliśmy w sekretariacie wojewody. W Śląskiej Szkole Nauk Użytecznych dowiadujemy się, że przyszłe sekretarki mają tam ćwiczenia również z mowy ciała.

Bardzo żartobliwy, acz nie tak daleki od prawdy obraz wzorowej sekretarki zawarł Jan Wołek w piosence "Szparka sekretarka", którą śpiewa Maryla Rodowicz. Jest tam m.in. mowa o sekretarce jako "przyłbicy i ostoi"; o sekretarce, która zapewnia: "ja jestem czujna, ja jestem zwarta".

O sekretarkach zwykło się też mówić, że są od bronienia petentom dostępu do szefa. Czy w szkole również do tego są przygotowywane? Dyrektor Śląskiej Szkoły Nauk Użytecznych nazywa to nabywaniem umiejętności kierowania sprawy tam, gdzie ona może być szybko i sprawnie załatwiona.

- W społeczeństwie zwykło się uważać, że ze wszystkim trzeba iść od razu do szefa firmy, a tymczasem w firmie są osoby wyznaczone do różnych zadań i obowiązkiem sekretarki jest wskazanie petentowi tego, kto bezpośrednio się takim czy innym tematem zajmuje - mówi Roman Drozd. - Od jej kultury osobistej i nabytych umiejętności zależy, czy będzie potrafiła skutecznie przekonać petenta, iż osobiste spotkanie z szefem jest nie tylko niekonieczne w jego przypadku, ale wręcz bezużyteczne, bo kompetencje do załatwienia jego sprawy posiada ktoś inny.

Takie rozmowy na pewno nie są łatwe, o czym wspominał również wojewoda Łukaszczyk, ale należą do obowiązków sekretarki. A sposób ich przeprowadzenia może być swoistym testem kompetencji sekretarki.

Za wojewodą Łukaszczykiem możemy powtórzyć, że sekretarka XXI wieku to rzeczywiście prawdziwy omnibus. - Czasy sekretarek kojarzących się głównie z urodą i parzeniem kawy to już przeszłość - mówi dyrektor Śląskiej Szkoły Nauk Użytecznych. - Dziś liczy się fachowość oparta o wiedzę i sprawność organizacyjną. Szef potrzebuje sekretarki, która wszystko dobrze zorganizuje, o wszystko zadba, w odpowiednim czasie przypomni o kolejnym punkcie rozkładu dnia, zapanuje nad korespondencją, zajmie gościa czekającego na szefa, przygotuje wszystko do wizyty…

Tak być powinno, choć w wielu firmach, urzędach i instytucjach jeszcze daleko nie tyle do ideału, ale w ogóle do stosowania elementarnych zasad tego zawodu. Brak wiedzy czy woli? Chyba jednak tego pierwszego. Kształcenie w zawodzie sekretarki ciągle bowiem, jak już powiedzieliśmy, nie cieszy się wielką popularnością.

25 stycznia - Dzień Sekretarki i Asystentki

- nieformalne święto obchodzone w wielu krajach na świecie, w celu uznania i promowania pracy w biurze. Po raz pierwszy Dzień Sekretarki obchodzono w Stanach Zjednoczonych w 1952 roku z inicjatywy przedsiębiorcy i publicysty "The New York Timesa" Harry'ego F. Klemfussa.

*Zimy w styczniu nie będzie [PROGNOZA POGODY NA STYCZEŃ 2014]
*Abonament RTV 2014 [OPŁATY, TERMINY, ULGI]
*Urlop macierzyński i urlop rodzicielski 2014 [ZASADY I TERMINY]