Dlaczego optymalizacja procesów ma kluczowe znacznie dla...

    Dlaczego optymalizacja procesów ma kluczowe znacznie dla rozwoju twojej firmy?

    Artykuł sponsorowany

    Aktualizacja:

    Dziennik Zachodni

    Dlaczego optymalizacja procesów ma kluczowe znacznie dla rozwoju twojej firmy?
    1/4
    przejdź do galerii
    Według badania przeprowadzonego przez analityków IDC na zlecenie OKI Europe nieefektywny obieg dokumentów w firmie przyczynia się do spadku wydajności pracy o 20%.

    Dlaczego optymalizacja procesów ma kluczowe znacznie dla rozwoju twojej firmy?

    Według badania przeprowadzonego przez analityków IDC na zlecenie OKI Europe nieefektywny obieg dokumentów w firmie przyczynia się do spadku wydajności pracy o 20%.

    Aby dojść do podobnych wniosków co analitycy, w zasadzie nie potrzeba nawet badań. Wszyscy znamy kawał powtarzany od lat przez pracowników, który brzmi: Na budowie Kowalski biega z pustą taczką. Kierownik podchodzi do niego i pyta: "Kowalski, dlaczego biegasz z pustą taczką?", na co Kowalski odpowiada: "Panie kierowniku, roboty jest tyle, że nie mam kiedy taczki załadować!". Niestety, wielu managerów obserwuje tego typu „puste przebiegi” w swoich organizacjach.

    Jakie problemy pracowników, należy pilnie rozwiązać?

    Nieefektywny system obiegu dokumentów lub jego brak sprawiają, że pracownicy tracą czas na nieproduktywne czynności takie jak poszukiwanie informacji, dokumentów, zbieranie podpisów, akceptacji, czy uzgodnienia. Zmorą przedsiębiorstw są nagminne „pielgrzymki” do działu kadr po wzory wniosków urlopowych, zaliczkowych, premiowych, rozliczenia delegacji itp. Dużą uciążliwością jest też odtwarzanie historii relacji handlowych na podstawie odpytywania współpracowników. Bardzo nieefektywne czasowo jest także żmudne ustalanie aktualnego „miejsca pobytu” dokumentu, który utknął gdzieś podczas rutynowego obiegu. Rozpoczynają się wtedy irytujące wszystkich poszukiwania np. w szufladzie przełożonego, na biurku osoby, która nagle zachorowała, lub w sekretariacie, do którego mógł zostać zaniesiony.

    Mobilność pracowników wyzwaniem jutra

    Kolejne problemy z efektywnością pracy niesie wzrost mobilności pracowników. We wspomnianym badaniu IDC dla OKI Europe możemy przeczytać, że do roku 2018 w Europie Zachodniej aż 75% zatrudnionych będzie pracowało mobilnie, czyli poza siedzibą firmy. Oczywistym jest, że muszą oni mieć dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów online, na swoim urządzeniu mobilnym.

    Dostępność dokumentacji za pośrednictwem internetu jest zresztą koniecznością nawet jeżeli pracownicy z reguły wykonują swoje obowiązki na terenie firmy. Dla przykładu - gromadzenie dokumentów na potrzeby spotkania z klientem, jeżeli są one dostępne jedynie w formie papierowej, to zadanie uciążliwe i czasochłonne. Gdy już do spotkania dochodzi, okazuje się, że reprezentant firmy i tak nie ma pod ręką wszystkich "papierów". Gdyby w firmie działał elektroniczny obieg dokumentów, pracownik szybciej zgromadziłby potrzebne informacje. Nawet gdyby o czymś zapomniał, to mógłby szybko uzupełnić braki.

    Jak optymalizacja procesów może pomóc managerom?

    Cenny czas w firmach tracą jednak nie tylko pracownicy szeregowi, ale również managerowie. Gdy firma rozstaje się z kluczowym pracownikiem okazuje się, że nowo zatrudniona osoba musi zaczynać wiele spraw od zera, bo po poprzedniku nie został spójny zbiór wiedzy, lecz luźna zbieranina maili oraz roboczych dokumentów w różnych formach, elektronicznej i papierowej.

    Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala managerom nie tylko wyeliminować istniejące problemy, ale daje im do dyspozycji dodatkowe możliwości, np. w zakresie kontroli ewidencji czasu pracy. Niektórzy pracownicy wyspecjalizowali się bowiem w robieniu dobrego wrażenia, a gdyby uważnie prześledzić dokumentację to okazałoby się, że zastanawiająco dużo czasu spędzają na urlopach czy zwolnieniach lekarskich. Gdy wszystkie dokumenty pracownicze są ewidencjonowane elektronicznie, statystyki tego typu dostępne są po kilku kliknięciach.

    Skuteczne rozwiązanie

    Rozwiązaniem opisanych wyżej problemów może być wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który zoptymalizuje procesy i, krótko mówiąc, nie pozwoli żadnemu z pracowników "biegać z pustą taczką". Przykładem znakomitego systemu obiegu dokumentów jest oprogramowanie oferowane przez Astrafox.

    System inteligentnego obiegu dokumentów AMODIT obejmuje m.in.:


    • automatyzację obiegu faktur z obsługą skanowania, opisywania, zatwierdzania kosztów i integracji z ERP;

    • elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej, z obsługą skanerów, kodów kreskowych i archiwizacji;

    • platformę do obsługi HR i dokumentacji pracowniczej, w tym wniosków np. urlopowych czy premiowych, a także rozliczeń delegacji. System pozwala także na efektywna obsługę zastępstw i nieobecności;

    • automatyczne rozliczanie zaliczek i dokumentów kosztowych;

    • elektroniczne archiwum dokumentów z dostępem na urządzeniach mobilnych i perfekcyjnym systemem wyszukiwania.

    Oprócz dużych możliwości systemu inteligentnego obiegu dokumentów AMODIT, ogromną jego zaletą jest to, że można uruchomić go w przedsiębiorstwie w błyskawicznym tempie. Dzięki sztucznej inteligencji rozwiązanie AMODIT będzie uczyło się firmy oraz jej procesów i z każdym dniem będzie lepiej wspierało każdego z użytkowników. Najlepszą rekomendacją dla rozwiązania AMODIT są jednak opinie zadowolonych klientów, którzy podkreślają wzrost efektywności biznesowej, który nastąpił na skutek wdrożenia systemu. Jego szczegółowe możliwości można sprawdzić na stronie www.amodit.pl.

    Przedsiębiorstwa jeszcze nigdy w historii nie działały w tak dynamicznie zmieniającym się środowisku jak obecnie. Każdego roku pojawiają się nowe możliwości rozwoju, ale również kolejne zagrożenia. Rosnąca konkurencja wymusza oferowanie coraz lepszych usług czy produktów, w coraz niższych cenach. Dlatego kluczowe staje się stałe podnoszenie efektywności na każdym polu. Jeżeli więc poprzez wdrożenie systemu inteligentnego obiegu dokumentów można zapewnić firmie 20% wzrost efektywności pracy, nie warto zwlekać z podjęciem tego kroku.

    Czytaj także

      Najnowsze wiadomości

      Zobacz więcej

      Najczęściej czytane

      DZ poleca

      Wideo

      Gry On Line - Zagraj Reklama