Rybnicki ZUS świętuje 90-lecie. 20 kilometrów dokumentów i postępująca digitalizacja

2024 rok to ważna data dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który obchodzi swoje 90-lecie. Przez cały rok, organizowane będą spotkania informacyjne dla poszczególnych grup społecznych, które mają na celu przybliżenie obecnym i przyszłym świadczeniobiorcom, czym są ubezpieczenia społeczne i z jakich z nich mogą korzystać określone osoby. Przybliżenie charakteru jubileuszu ZUS-u, było jednym z tematów konferencji prasowej, zorganizowanej w poniedziałek 8 stycznia w Rybniku. ZUS planuje organizować spotkania informacyjne począwszy od najmłodszych, na seniorach kończąc.

- Lokalnie będziemy organizowali różnego rodzaju spotkania informacyjne, przede wszystkich skierowane do naszych klientów. [...] Chcemy spotykać się także z różnymi instytucjami, by wspólnie realizować wiele przedsięwzięć i kompleksowo obsługiwać naszych klientów - mówił dr Władysław Świątek, dyrektor oddziału ZUS w Rybniku.

Rybnicki ZUS ma w planach, by realizować wspólne przedsięwzięcia między innymi z Powiatowymi Urzędami Pracy, NFZ-em, Ośrodkami Pomocy Społecznej czy Warsztatami Terapii Zajęciowej. Jak podkreślał dyrektor oddziału w Rybniku, takie wydarzenia mają odbywać się właściwie przez cały 2024 rok.

Okrągły jubileusz to jednak nie tylko uroczystości, ale i długa historia. Mało kto jeszcze pamięta, że placówki rybnickiego ZUS-u, mieściły się chociażby przy ulicy Powstańców Śląskich czy Energetyków. Lokalizacji było jednak zdecydowanie więcej.

Przez lata, w rybnickim oddziale ZUS uzbierało się ponad 5,3 tys. mb teczek płatnika składek, 2,7 tys. mb teczek ubezpieczonego, 10,3 tys. mb teczek świadczeniobiorców i setki metrów pozostałych dokumentów. To w sumie aż 20 kilometrów dokumentacji. Jak wylicza rybnicki ZUS, aktualnie w archiwum zakładowym znajduje się ponad 1,4 tys. mb dokumentacji.

- Najstarsze teczki, które przekazaliśmy już do Archiwum Państwowego to protokoły posiedzeń Tymczasowego Zarządu Ubezpieczalni Społecznej w Rybniku z lat 1945-1946 czy sprawozdania z działalności Oddziału ZUS w Rybniku za rok 1945 - wyliczają w oddziale.

Dokumenty te są archiwizowane w ustandaryzowany sposób, który zakłada między innymi zabezpieczenia przed włamaniem, pożarem czy bezpośrednim działaniem promieni słonecznych. Jak słyszymy w ZUS-ie, strategia jednostki zakłada elektronizację dokumentacji, w tym "depapieryzację" wewnętrznego obiegu dokumentów. Wciąż jednak większość nowych dokumentów (bo ok. 84 proc.) wpływa do rybnickiego oddziału w formie papierowej.

- Na 27 grudnia 2023 roku, w oddziale w Rybniku mamy zeskanowanych 11,42 proc. teczek w magazynach. Łączna liczba zeskanowanych teczek to 305 636 sztuk. Dziennie skanujemy około 400 teczek, czyli około 16,5 tys. stron - podkreśla Grażyna Marcinkowska, naczelnik wydziału obsługi dokumentacji ZUS w Rybniku dodając, że oddział dysponuje 22 skanerami, zaś w 2024 roku pojawi się kolejnych 16.

Jak szacuje ZUS w Rybniku, jeżeli dokumentacja nadal będzie skanowana w obecnym tempie, to wszystkie papierowe teczki z rybnickiego oddziału zostaną zdigitalizowane za około 19 lat.