Każdego dnia tysiące pojazdów służbowych przemierza kraj wzdłuż i wszerz. Kierowcy osobowych i ciężarowych aut zmagają się z utrudnieniami na polskich drogach, a ich szefowie z kosztami posiadania floty.

Spotkania biznesowe, bieżący kontakt z klientami lub po prostu działalność w branży dostawczej – samochód to dziś standardowe narzędzie pracy w wielu firmach. Niezbędny dla właścicieli, przydatny dla zatrudnionych, bywa jednak między nimi przedmiotem nieporozumień na tle eksploatacji. Dla części pracowników samochód jest, obok pensji, wyznacznikiem atrakcyjności ich posady. Daje prestiż i wygodę, pozbawione odpowiedzialności za koszty przeglądów, napraw czy ubezpieczenia. Zdarza się, że wykorzystują go w celach prywatnych, na co niektórzy szefowie przymykają oko. Bilans kosztów związanych ze zużyciem paliwa,  eksploatacją części,  kolizjami może jednak wyprowadzić z równowagi nawet najbardziej liberalnego przełożonego.

Przykład handlowca, który uszkodzenie z weekendowej wycieczki zgłosił pracodawcy dopiero w poniedziałek, jako efekt wyjazdu służbowego, pokazuje możliwości nadużyć w tej kwestii. - Problemy i wydatki związane z posiadaniem własnego taboru, wykraczają poza sferę regularnego uzupełniania benzyny – podkreśla Mariusz Sosnowski z firmy Amervox, specjalista do spraw systemów zarządzania flotą marki Amertrax - Nawet niewielkie przedsiębiorstwo, posiadające jedno lub kilka aut, powinno więc mieć opracowany klarowny system zarządzania nimi, korzystny dla budżetu i wygodny dla użytkowników.

Jak radzą sobie firmy

Część firm decyduje się na coraz popularniejszy outsourcing zarządzania flotą, wybierając najczęściej tzw. full service leasing. Miesięczne limity możliwych do przebycia kilometrów to natomiast forma walki z samowolką kierowców, która wzbudza ich sprzeciw ze względu na niedostosowanie ograniczeń do realiów trasy. Alternatywą dla odgórnie narzuconych blokad jest bieżąca kontrola pojazdów przy użyciu nowoczesnych narzędzi mierzących. Montowane w autach systemy pozwalają w każdej chwili sprawdzać ich położenie, kierunek jazdy, liczbę postojów, miejsca tankowania, zużycie paliwa, prędkość, obroty silnika, a nawet informacje o przeglądzie czy wykupieniu ubezpieczenia. Możliwość porównywania przejechanych tras i parametrów pojazdów zapewnia dodatkowo kompleksowość takiego oprogramowania. Ważne jest też, by nie angażowało przy tym za bardzo czasu użytkownika. W założeniu służy ono bowiem usprawnieniu zarządzania flotą. - Dzisiejsza technologia pozwala nam korzystać ze zautomatyzowanych systemów, dostarczających szybko i w dowolnym momencie niezbędnej, rozległej wiedzy (e-mail, sms). Jest ona ponadto odpowiednio archiwizowana – dodaje Mariusz Sosnowski z Amervox.

Wspólne dobro

Sprawnie funkcjonujący transport służy terminowości dostaw lub spotkań z klientem czy kontrahentem, wiarygodności firmy, a przede wszystkim wyeliminowaniu zbędnych wydatków. Działania na rzecz poprawy zarządzania flotą wiążą się z monitorowaniem jej wykorzystania, pozwalającym na optymalne planowanie kolejnych służbowych wyjazdów. Nie powinny jednak opierać się na zwykłym kontrolowaniu poczynań pracownika w trasie. Każda podróż wiąże się z ryzykiem wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji, jak choćby podwyżki cen paliwa, korki, objazdy, awarie. Wprowadzane mechanizmy i strategie logistyczne mają za zadanie pomagać obu stronom w pokonywaniu m.in. tego typu utrudnień. Natomiast zakres  korzystania z samochodu to już element wzajemnych uzgodnień, które warto opierać na racjonalnych kalkulacjach i odrobinie zaufania.