Szczepienia w zakładach pracy. Rejestracja już się rozpoczęła, zgłosiło się prawie 500 firm. Co warto wiedzieć?

Od wtorku, 4 maja, na stronie Rządowego Centrum Bezpieczeństwa dostępny jest formularz zgłoszeniowy dla zakładów pracy. Za jego pośrednictwem pracodawcy mogą zgłaszać chęć szczepienia.

O rozpoczęciu rejestracji przypomniał na Twitterze minister i pełnomocnik ds. programu szczepień Michał Dworczyk: "Zgodnie z zapowiedziami uruchomiliśmy dziś zgłoszenia dla zakładów pracy. (...) Szczepienia to jedyna droga powrotu do normalności - zwłaszcza w gospodarce" - napisał.

Aby przeprowadzić szczepienia w firmie koniecznie trzeba zebrać co najmniej 300 chętnych. Mogą to być pracownicy i współpracownicy zakładu, jak i członkowie ich rodzin. Jeśli uda się zebrać wystarczającą liczbę osób, pracodawca zobowiązany będzie do nawiązania współpracy z punktem szczepień.

Na pytania, które zadają sobie przedsiębiorcy i wątpliwości wynikające z nieścisłości, odpowiada Agata Majewska, radca prawny i specjalistka w zakresie doradztwa dla pracodawców oraz ochrony danych osobowych.

Czy tylko pracodawcy mogą organizować grupowe szczepienia?
Jak zwraca uwagę Majewska, wytyczne podane na stronach rządowych są dość niespójne i wprowadzają niejasność, jakie podmioty mogą rejestrować się jako organizatorzy szczepień. Zasadniczo program skierowany jest do:

• pojedynczych pracodawców;
• grupy pracodawców;
• samorządów zawodowych (np. radcowskiego, budowlanego, aptekarskiego, weterynaryjnego, notarialnego);
• stowarzyszeń branżowych (stowarzyszenia pracodawców określonych branż, izby handlowe lub gospodarcze);
• szkół wyższych, jeśli chodzi o ich pracowników i studentów.

- Nie wiadomo jednak, czy podmioty inne niż pracodawcy mogą same zgłosić chęć organizacji szczepień, czy też muszą zrobić to za pośrednictwem zakładów pracy, co sugerują inne wpisy na portalu rządowym, wskazujące, iż jedynie zakład pracy może dokonać rejestracji. Z pewnością kwestia ta powinna zostać jasno uregulowana przepisami zapowiadanego przez resort rozporządzenia, którego na dzień 4 maja 2021 r. nadal brakuje - tłumaczy Agata Majewska.

Kogo oprócz pracownika może zaszczepić pracodawca?
Możliwość zaszczepienia ma dotyczyć zainteresowanych pracowników, bez względu na wiek i narodowość, oraz dorosłych członków ich rodzin. Nie jest jednak jasne, kogo należy uważać za członka rodziny uprawnionego do dołączenia się do szczepień. - Nie wiadomo, czy należy rozumieć przez to tylko osoby spokrewnione ani do jakiego stopnia i linii należy liczyć członków rodziny mogących zgłosić się do programu - zaznacza Agata Majewska. Jak zwraca uwagę, należałoby doprecyzować także, czy zaszczepić będą mogły się osoby pozostające w związkach niesformalizowanych, a pozostające we wspólnym pożyciu lub małżonkowie rozwiedzeni.

Jakie informacje należy podać w formularzu zgłoszeniowym?
Pracodawca zgłaszający chętnych do zaszczepienia za pośrednictwem strony internetowej Rządowego Centrum Bezpieczeństwa powinien podać:

• dane kontaktowe wyłonionego u siebie koordynatora programu;
• zadeklarowaną liczbę chętnych (co najmniej 300 osób);
• nazwę podmiotu leczniczego, z którym nawiązał współpracę;
• liczbę punktów szczepień, z którymi chciałby nawiązać współpracę.

Czy pracownikowi należy zapewnić na dzień szczepienia zwolnienie od pracy z prawem do wynagrodzenia?
Przepisy Kodeksu Pracy i rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wskazują jedynie, że pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych.

Jak zwraca uwagę Majewska, szczepienia przeciwko COVID-19 nie są obecnie szczepieniami obowiązkowymi. Tym samym pracodawca nie ma obowiązku zwolnienia pracownika z pracy w celu zaszczepienia. Jednocześnie pracodawca może samodzielnie zdecydować o zwolnieniu pracownika w dniu szczepienia bez obowiązku odpracowania tego dnia i z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, jeżeli jego termin został wyznaczony na godziny pracy. Działanie takie jest w szczególności uzasadnione i oczekiwane, jeśli to pracodawca będzie podmiotem organizującym program szczepień, w których uczestniczy jego personel. Potwierdzają to także wytyczne rządowe, zgodnie z którymi decyzja o zwolnieniu pracownika od pracy w związku z poddaniem się szczepieniu zależy od woli pracodawcy.

Jeśli jednak pracodawca nie wyrazi zgody na odpłatne zwolnienie z pracy, radna prawny przypomina, że pracownik może wnioskować o udzielenie mu w terminie szczepienia urlopu lub zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej.

Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe osób zgłoszonych do szczepień?
Zgodnie z aktualnymi wytycznymi, w formularzu zgłoszeniowym, pracodawca podawać ma jedynie liczbę zgłaszanych osób – nie mniejszą niż 300. Z uwagi na brak stosownego rozporządzenia, nie wiadomo, jak ma wyglądać procedura zgłaszania chętnych oraz pozyskania ich danych przez podmiot medyczny wykonujący szczepienia. Przypuszczać jedynie można, że będą one przekazywane przez same osoby zgłaszające się na szczepienie bezpośrednio pracownikom placówki.

Czy pracodawca odpowiada za ewentualne NOPy?
Z punktu widzenia pracodawcy istotnym jest, że nie jest on podmiotem wprowadzającym szczepionkę na rynek, a jedynie technicznym i logistycznym organizatorem programu.

Zgodnie z rządowymi założeniami, zapewnienie bezpieczeństwa i sprawności wykonywanych szczepień, przeprowadzenie kwalifikacji do szczepienia oraz wykonanie szczepień, zapewnienie odpowiedniego wyposażenia oraz organizację zespołów szczepiących leżą w gestii podmiotu wykonującego szczepienia, z którym współpracę prowadzi pracodawca.

Kto finansuje szczepienia?
Według informacji podawanych w rządowych założeniach, stawka rozliczeniowa placówki medycznej wykonującej szczepienia z NFZ wynosi 61,24 zł za każde jedno wykonane szczepienie. W kosztach tych nie ma partycypować pracodawca.

Jak wskazuje się, ewentualne dodatkowe koszty organizacyjne szczepień - jeżeli okażą się koniecznie (np. wynajem pomieszczeń z przeznaczeniem na punkty szczepień lub inne koszty organizacyjne) pokryte powinny zostać przez pracodawcę.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, istnieje możliwość zakwalifikowania wydatków na szczepienia przeciwko Covid-19 do kosztów podatkowych, jako wydatków wynikających z obowiązków w zakresie BHP, wytycznych lub zaleceń organów (instytucji) kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego, albo własnej decyzji i racjonalnego przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu, to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 ustawy PIT.

Czy ktoś będzie weryfikował prawidłowość rejestracji?
Rządowe wytyczne milczą na temat tego, czy przewidziana jest kontrola prawidłowości organizowania programu szczepień przez pracodawców.

- W szczególności nie wiadomo, czy weryfikacji podlegać będzie, czy na liście zarejestrowanych osób znajdują się tylko uprawnieni. Niewątpliwie podstawą do takiego działania musiałby stać się akt powszechnie obowiązującego prawa. Wątpliwości budzi również, czy jeśli powstanie po uruchomieniu programu szczepień pracowniczych, będzie mógł być podstawą wyciągania konsekwencji wobec akcji już przeprowadzonych, mając na uwadze zakaz działania prawa wstecz - zwraca uwagę Agata Majewska.

Zdaniem prawniczki, kwestia szczepień pracowniczych wymaga jeszcze znacznego doregulowania. Nadal nie wiadomo, także kiedy dokładnie rozpoczną się pierwsze szczepienia w zakładach pracy, ani jak w praktyce ma wyglądać cała procedura i jej koordynacja.