Umowę o pracę można podpisać elektronicznie. Teraz także z wykorzystaniem narzędzia mObywatel

Chociaż cyfryzacja spraw kadrowo–płacowych i procesu rekrutacji mocno przyspieszyła przez pandemię koronawirusa, to w polskim prawie pracy wciąż brakuje przepisów, które umożliwiłyby powszechne podpisywanie umów zdalnie. Dotychczas za takich funkcjonalności korzystały przede wszystkim osoby o zasobnym portfelu. Teraz może się jednak to zmienić.

Osoby, które nie korzystają z podpisu kwalifikowanego, mogą już zdalnie zawrzeć umowę o pracę, potwierdzając swoją tożsamość za pomocą aplikacji mObywatel, która uruchomiła niedawno nowe funkcjonalności. Rozwiązanie opracowała agencja zatrudnienia Trenkwalder, a zgodę na wykorzystanie narzędzia wydał resort cyfryzacji – zapewnia firma HR–owa. To oznacza realne oszczędności dla osób, których potencjalny pracodawca znajduje się w innym mieście lub za granicą.

Dotychczas, jeśli ktoś z uwagi na dużą odległość lub z innych przyczyn nie mógł pojawić się u przyszłego pracodawcy, był skazany na użycie podpisu kwalifikowanego, bądź kłopotliwą i kosztowną korespondencję listowną. Sama możliwość skorzystania z podpisu kwalifikowanego także do tanich nie należy, ponieważ złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymaga użycia specjalnego urządzenia, którego średni koszt to około 300 zł brutto, choć zdarzają się też zestawy do kwalifikowanego podpisu elektronicznego za 600 zł.

Od kilku lat można zaobserwować zjawisko digitalizacji procesów HR. Nabrało ono tempa wraz z pandemią koronawirusa, która doprowadziła do okresowego zamykania gospodarki oraz przechodzenia na model pracy zdalnej. Sporo firm wdrożyło własne portale pracownicze, w których pracownicy mają dostęp do informacji na temat warunków zatrudnienia, formularzy i wniosków oraz dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Większość spraw kadrowo-płacowych pracownik może, więc załatwić zdalnie i w dogodnym dla siebie czasie, np. wnioskując o urlop z domu. Elementem, którego wciąż jednak brakuje, jest możliwość podpisywania umów o pracę zdalnie, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego.

Jak dotychczas nie powstały też żadne regulacje prawne, które pozwoliłyby zapełnić tę lukę w zdalnym procesie zatrudnienia. Być może zgoda na wykorzystanie potwierdzenia tożsamości w aplikacji mObywatel pozwoli na nadrobienie zaległości. Jak działa system Trenkwaldera?

– Połączyliśmy nasz system informatyczny, system do wystawiania jednorazowych podpisów kwalifikowanych i aplikację mObywatel, która potwierdza tożsamość, co jest niezbędne do wystawienia jednorazowego podpisu kwalifikowanego – wyjaśnia Ewelina Glińska-Kołodziej, dyrektor operacyjna agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Cały proces – jak zapewnia ekspertka – zajmuje maksymalnie 12 minut, pod warunkiem że obie strony umowy są aktywne w tym samym czasie.

Podpisanie umowy zdalnie z wykorzystaniem aplikacji mobilnej mObywatel, można przeprowadzić w kilku krokach:

1. mail z kodem QR generowanym przez system trafia do użytkownika,
2. użytkownik skanuje kod w aplikacji mObywatel,
3. przyszły pracownik wyraża zgodę na przekazanie swoich danych osobowych,
4. użytkownik podpisuje umowę online za pomocą jednorazowego podpisu kwalifikowanego.